1. Tujuan

Dasar Pemberitahuan Maklumat AEON Bank (M) Berhad (“AEON Bank”) bertujuan untuk menggalakkan laporan sebarang kelakuan tidak wajar (salah laku atau kesalahan jenayah) yang dilakukan atau disyaki dilakukan, dalam AEON Bank. Laporan boleh dibuat tanpa perlu takut dikenakan apa-apa tindakan dan perlu dikemukakan secepat mungkin. 

Sehubungan itu, Dasar Pemberitahuan Maklumat bertujuan untuk memelihara dan menambah baik reputasi dan integriti AEON Bank supaya pihak berkepentingan akan terus menaruh kepercayaan dan keyakinan terhadap AEON Bank. 

Lembaga Pengarah AEON Bank juga komited untuk memastikan Dasar Pemberitahuan Maklumat dapat memupuk budaya yang menyokong dan menggalakkan Pemberitahuan Maklumat mengenai sebarang kekhuatiran ataupun kebimbangan.

2. Skop

Dasar Pemberitahuan Maklumat ini terpakai kepada semua ahli Lembaga Pengarah, Pengurusan Kanan dan pekerja AEON Bank (tetap, sementara atau kontrak).

AEON bank menggalakkan semua pelanggan AEON Bank dan pihak ketiga yang mempunyai urusan perniagaan dan transaksi dengan AEON Bank atau yang menjalankan kerja atau perkhidmatan untuk atau bagi pihak AEON Bank, atau mana-mana pihak yang dikaitkan dengan AEON Bank untuk memaklumkan sebarang kekhuatiran ataupun kebimbangan atau kelakuan tidak wajar yang berlaku dalam AEON Bank.

3. Pemberitahuan Makluma: Melaporkan Sebarang Kekhuatiran Ataupun Kebimbangan

Pihak-pihak yang boleh melaporkan sebarang kekhuatiran ataupun kebimbangan

Pihak-pihak berikut boleh melaporkan sebarang kekhuatiran ataupun kebimbangan melalui saluran pelaporan Pemberitahuan Maklumat AEON Bank:

(a) Mana-mana Pekerja atau Lembaga Pengarah AEON Bank (termasuk bekas pekerja dan pekerja sementara/kontrak);

(b) Mana-mana pihak ketiga yang mempunyai urusan perniagaan dan transaksi dengan AEON Bank atau yang menjalankan kerja atau perkhidmatan untuk atau bagi pihak AEON Bank, atau mana-mana pihak yang dikaitkan dengan AEON Bank.

Saluran Pelaporan AEON Bank

Sebarang kekhuatiran ataupun kebimbangan boleh dilaporkan dengan penuh keyakinan melalui saluran yang selamat dan sulit menggunakan Whistleblowing Form ke whistleblowing@aeonbank.com.my. Sebarang kekhuatiran ataupun kebimbangan hendaklah dilaporkan dalam format bertulis dan boleh dilakukan melalui Whistleblowing Form.

Butiran yang mencukupi seperti berikut hendaklah disediakan:

(a) Nama individu yang melaporkan kekhuatiran ataupun kebimbangan termasuk butiran hubungan seperti nombor telefon dan alamat kediaman;

(b) Butiran kekhuatiran ataupun kebimbangan termasuk sifat, pihak yang terlibat, masa, tarikh, dan lokasi kejadian;

(c) Nama mangsa atau orang yang berkemungkinan terlibat;

(d) Potensi kerosakan melibatkan kewangan atau bukan kewangan yang diketahui;

(e) Nama saksi yang berkemungkinan kepada insiden; and

(f) Bukti sokongan (jika ada).

Pemberi Maklumat hendaklah memberikan nama penuh, butiran hubungan mereka untuk memudahkan AEON Bank menjelaskan atau mendapatkan maklumat lanjut bagi tujuan penyiasatan lanjut mengenai Kelakuan Tidak Wajar.

Pemberi Maklumat boleh memilih untuk tidak mendedahkan nama dan butiran hubungan, bagaimanapun, AEON Bank tidak menggalakkan laporan dibuat tanpa nama, memandangkan pengehadan untuk tuntutan tanpa nama. AEON Bank mungkin tidak dapat memulakan penyiasatan atau penyiasatan mungkin terhalang jika terdapat maklumat yang tidak mencukupi.

Skop Pelaporan

Sebarang kekhuatiran ataupun kebimbangan yang perlu dibangkitkan mungkin merangkumi mana-mana salah laku berikut:

a. Penipuan, kecurian dan penyelewengan;

b. Rasuah, penyogokan atau ugut;

c. Aktiviti haram, pengubahan wang haram atau kesalahan jenayah;

d. Perdagangan Orang Dalam¹;

e. Konflik Kepentingan²;

f. Salah Guna Kuasa;

g. Buli dan gangguan;

h. Amalan jualan yang tidak beretika;

i. Kegagalan untuk mematuhi kewajipan undang-undang atau peraturan;

j. Ketidakpatuhan dasar dan/atau prosedur;

k. Kesalahan keadilan;

l. Penyalahgunaan dana, harta atau maklumat AEON Bank;

m. Membahayakan kesihatan dan keselamatan individu; dan

n. Penyembunyian atau persubahatan dalam mana-mana perkara di atas.

Dasar Pemberitahuan Maklumat ini tidak meliputi mana-mana yang berikut:

a. Perkara yang remeh, berniat jahat atau remeh atau bermotifkan kepentingan individu;

b. Aduan oleh pelanggan AEON Bank atau rakan perniagaan AEON Bank;

c. Pertanyaan mengenai mana-mana produk dan/atau perkhidmatan AEON Bank;

d. Perkara yang diliputi di bawah Garis Panduan & Prosedur Tatatertib; dan

e. Perkara yang dalam proses penyelesaian daripada mana-mana prosiding dalaman atau pihak berkuasa atau mahkamah atau prosiding seumpamanya.

¹ Perdagangan Orang Dalam merujuk kepada pemerolehan atau pelupusan saham syarikat berkaitan AEON Bank oleh eksekutif syarikat, pengarah dan pemegang saham utama termasuk rakan-rakan mereka, dan saudara-mara berdasarkan maklumat diperoleh melalui akses kepada maklumat bukan awam yang material tentang Bank untuk mendapat keuntungan.


² Konflik Kepentingan berlaku apabila pekerja AEON Bank atau kepentingan peribadi pihak ketiga sendiri iaitu keluarga, rakan, faktor kewangan atau sosial, menjejaskan pertimbangan, keputusan atau tindakannya sendiri dalam menjalankan tugas dengan AEON Bank.

Pencetus untuk melaporkan sebarang kekhuatiran ataupun kebimbangan

a. Apabila berlakunya kekhuatiran ataupun kebimbangan yang berlaku atau disyaki berlaku, atau yang telah berlaku, atau sedang berlaku atau akan berlaku terdapat alasan untuk pendedahan dibuat dengan niat baik.

b.Pada dasarnya, laporan kekhuatiran ataupun kebimbangan harus dilakukan secepat mungkin.

c. Kelewatan melaporkan kekhuatiran ataupun kebimbangan mengakibatkan kelewatan proses penyiasatan. Ini juga mungkin boleh memudaratkan proses penyiasatan.

d. Individu yang melaporkan kekhuatiran ataupun kebimbangan tidak perlu untuk mendapatkan bukti material untuk membuktikan fakta kekhuatiran ataupun kebimbangan.

4. Hak dan Tanggungjawab Pemberi Maklumat dan AEON Bank

Pemberi Maklumat

Pemberi Maklumat mempunyai hak untuk perlindungan maklumat sulit di bawah Dasar Pemberitahuan Maklumat. Pemberi Maklumat mempunyai pilihan untuk tidak menyatakan nama sekiranya perlu atau belum bersedia untuk membangkitkan kekhuatiran ataupun kebimbangan.

Walaubagaimanapun, AEON bank tidak menggalakkan laporan dibuat tanpa nama kerana penyiasatan tidak dapat dimulakan atau mungkin terhalang jika penyiasat tidak berjaya mendapatkan penjelasan atau maklumat lanjut daripada Pemberi Maklumat.

Hanya kebimbangan dan maklumat yang sahih harus didedahkan, kerana Pemberi Maklumat mempunyai tanggungjawab untuk:

a. Membangkitkan kebimbangan dengan niat yang baik dan ikhlas, dan kebimbangan yang dibangkitkan adalah benar tanpa sebarang unsur atau niat yang jahat; dan

b. Menyediakan semua maklumat apabila membangkitkan kebimbangan dan memberi kerjasama kepada Pegawai Penyiasat AEON Bank.

AEON Bank mempunyai tanggungjawab untuk memastikan perkara berikut:

a. Semua kekhuatiran ataupun kebimbangan yang dilaporkan oleh Pemberi Maklumat hendaklah dilayan dengan adil dan wajar serta dalam keyakinan yang ketat;

b. Pemberi Maklumat hendaklah mengekalkan kerahsiaan nama melainkan mereka bersetuju dengan sebaliknya atau jika pendedahan diperlukan oleh pengawal selia atau oleh undang-undang;

c. Kerahsiaan Pemberi Maklumat hendaklah dilindungi mengikut Dasar Pemberitahuan Maklumat, semasa dan selepas penyiasatan;

d. Tiada Pemberi Maklumat atau mana-mana pihak yang memberikan maklumat atau bantuan, akan berisiko mengalami beberapa bentuk pembalasan atau hukuman, walaupun ianya kesilapan;

e. Sumber dan platform yang sesuai hendaklah disediakan untuk menangani kekhuatiran ataupun kebimbangan yang dilaporkan oleh Pemberi Maklumat;

f. Hak asasi Pekerja dan/atau Pengarah AEON Bank yang terlibat oleh mana-mana Pemberi Maklumat hendaklah dihormati; dan

g. Tidak hendaklah diambil terhadap sebarang pelanggaran Dasar Pemberitahuan Maklumat termasuk dan tidak terhad kepada sebarang bentuk pembalasan terhadap Pemberi Maklumat atau pelanggaran maklumat sulit.

AEON Bank mempunyai hak seperti berikut:

a. Mengambil tindakan yang sepatutnya terhadap Pemberi Maklumat yang melaporkan kekhuatiran ataupun kebimbangan yang diketahui palsu dan terutamanya dilakukan dengan niat jahat; dan

b. Mengambil tindakan yang sepatutnya terhadap mana-mana pihak:

(i) Yang didapati bersalah berikutan penyiasatan; and

(ii) Memusnahkan, menyembunyikan atau memalsukan rekod untuk menghalang atau mempengaruhi penyiasatan.

AEON Bank memandang serius perlindungan Pemberi Maklumat kerana Pemberi Maklumat diiktiraf sebagai pemegang kepentingan utama untuk membantu AEON Bank dalam mencapai objektif Dasar Pemberitahuan Maklumat. Oleh itu, berdasarkan kes ke kes, AEON Bank hendaklah mempertimbangkan pelbagai cara dalam keupayaannya untuk menyediakan cara perlindungan atau keselamatan tambahan kepada Pemberi Maklumat, jika perlu. Ini termasuk, sebagai contoh, penyediaan keselamatan fizikal, pengaturan penginapan sementara atau pengembalian dan lain-lain yang kesemuanya tertakluk kepada kelulusan Lembaga Pengarah.

Akibat daripada pelanggaran

Tindakan yang sepatutnya, tidak terhad kepada Garis Panduan Pengurusan Akibat AEON Bank, pendakwaan jenayah dan/atau tindakan sivil, akan diambil terhadap pihak yang melanggar Dasar Pemberitahuan Maklumat.

Begitu juga, Pemberi Maklumat tertakluk kepada tindakan yang sepatutnya dan mungkin kehilangan hak dan perlindungan mereka di bawah Dasar Pemberitahuan Maklumat, jika mereka:

a. Tidak bertindak dengan niat baik dalam melaporkan kekhwatiran dan kembimbangan; atau

b. Tidak mematuhi keperluan sulit di bawah Dasar Pemberitahuan Maklumat.

Nota penting: Pada dasarnya, tiada Pemberi Maklumat akan diberi hak untuk kekebalan automatik daripada sebarang tindakan yang sepatutnya jika mereka kemudiannya terlibat dalam kekhuatiran dan kebimbangan yang sama yang dilaporkan. Ini juga terpakai kepada mana-mana pihak yang memberikan maklumat atau bantuan menurut Dasar Pemberitahuan Maklumat.

5. Sulit

Semua maklumat yang diterima akan dilayan dengan penuh keyakinan. Keputusan penyiasatan tidak boleh didedahkan atau dibincangkan dengan sesiapa selain daripada mereka yang mempunyai keperluan yang sah. Ini bagi mengelakkan merosakkan reputasi individu yang disyaki tetapi kemudiannya didapati tidak bersalah untuk melindungi AEON Bank daripada potensi liabiliti sivil atau jenayah.

6. Saluran Alternatif Untuk Mengemukakan Pendedahan

AEON Bank menggalakkan individu untuk mengemukakan kebimbangan melalui dasar kerja pelaporan Whistleblowing yang ditetapkan sepertimana yang tertera di atas. Bagaimanapun, individu juga boleh melaporkan kebimbangan mereka terus kepada pengawal selia atau agensi penguatkuasaan undang-undang (contohnya Bank Negara Malaysia, Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia, Polis Diraja Malaysia, Jabatan Buruh dll) di bawah Akta Perlindungan Pemberi Maklumat 2010.

Walau bagaimanapun AEON Bank menggalakkan kebimbangan dikemukakan terlebih dahulu ke AEON Bank melalui saluran pelaporan yang tertera di atas, sebelum mempertimbangkan tindakan untuk melaporkan pendedahan ini kepada pengawal selia dan agensi penguatkuasaan undang-undang, supaya pihak AEON Bank dapat menangani isu yang dibangkitkan dengan segera.